身為人資,你可以為公司創造更多

身為人資,你可以為公司創造更多

曾有實驗證明,在公司內提供員工專業心理協助可以有效減低 16% 離職率。隨著人才取勝的世代來臨,留住頂尖人才成為公司成功、團隊永續經營不可或缺的要素,工作滿意度、職場心理健康也隨之成為人力資源管理的重要指標。員工心理健康影響的不僅是離職率,也包含員工的工作表現,如:專注度、效率、決策力等。本文將完整說明身為人資,如何建立利於員工心理健康的制度、以及從零開始樹立公司關注心理議題的文化,也將說明面對出現心理狀況的員工,如何給予合適協助。

了解現狀,覺察問題

若企業過去並沒有心理相關的政策或專案,人資可以先著手了解現階段企業內狀況,分別從「員工狀態」與「企業環境」兩個面向檢視現階段企業內需要改善的面向,以及潛存的心理健康危險因子。

在了解員工的狀態上,多數企業比較常使用的是一對一面談或是問卷的形式,前者雖可以獲得較深度的內容,然而需花費較大的心力與員工建立溝通默契,企業社群媒體管理軟體公司 Splinkr 便是力行員工對談的公司,每兩個月 1900 位員工都會與公司主管面談;問卷則是電商龍頭 Amazon 常用的方法,若沒有任何問卷頭緒,可以參考此連結中對於員工壓力、心理狀態所擬定的問卷內容。

上述的溝通過程中,除了當前企業內的制度、與主管的相處、工作負荷等,也別忘了詢問員工近期身心理狀態。有些企業選擇善用簡單的小工具了解員工日常工作的心情,例如在洗手間的鏡子上加裝可以點擊表情符號的功能,讓員工可以即時表達工作中情緒;也有企業是透過語意分析工具(如:Receptiviti)分析企業內部對話所呈現的心理狀態,此外公司中的離職率、員工福利使用率等亦是可觀察、分析的指標,上述方式都能以較宏觀的角度檢視目前氛圍。

了解現狀,覺察問題

針對企業環境檢視,則可以從「工作內容」以及「內部政策」兩層面來看。工作內容主要看的是產業中、工作上是否有既存的心理危險因子,例如金融、投資產業可能需要面對高風險、高變化的市場。並非所有的心理危險因子都是可解決或消除的,然而意識到危險因子的存在有助於企業、員工雙方面對該因子帶來的心理壓力。

內部政策則主要是引導企業重新以心理健康的視角,檢視現階段公司所訂定的政策、規範是否有不利於心理健康的規定,以及是否有可改善、調整的部分。例如許多公司仍在執行的提早排定休假的政策,早已被影音串流公司 Netflix 捨棄,員工可以在任何覺得自己身心理快要撐不下去的時候給自己一點休息時間,他們稱為身心照護假[1]。人資也可以主動將心理健康程度列入公司的績效指標,讓企業養成定期檢視內部員工心理狀態的習慣。

建立心理健康友善環境

什麼情況會失去控制感?

在對現階段企業環境與員工狀態有基礎了解之後,人資部門可依據問題嚴重性、影響人員多寡等排序現階段公司內部需要改善的事項,著手擬訂心理健康提升計畫。

除了解決企業內部問題外,人資部門另一方面也應建立起積極關懷心理健康的氛圍。心理疾患因為長久以來汙名化程度甚高,使得員工不僅在遇到狀況時無法主動表達或尋求協助,許多員工甚至不會主動關注自己的心理狀態。然而要提升企業整體心理健康狀況,讓員工能夠覺察並尋求資源是不可或缺的基礎。要達到此目標,企業應從「提升員工心理健康意識」、及「心理疾患去汙名化」兩個層面做起。

什麼情況會失去控制感

針對提升員工心理健康意識,常見的策略如下:
  • 舉辦心理健康相關的講座、工作坊,甚至將心理相關講座放入新人訓練中,在員工加入公司之際就建立起他們的心理健康意識,並讓他們了解公司對此得重視。
  • 透過公司內部網絡,如:信件、布告板、刊物、內部媒體等宣傳心理健康一事,並說明公司內部可用的福利或資源。
  • 公開參與心理健康活動,或是在公司內部響應特殊心理健康節日,如:10/10 的世界心理衛生日,讓員工了解公司對於此事的注重,也能在相關活動加入簡單心理健康檢測。

而在去除心理議題汙名化上,首先可以在員工主動接露個人狀況時,給予積極地情緒支持,讓員工理解公司並不排斥出現任何情緒或心理議題的員工。2018 年時,推特上爆紅的 Madalyn 請假信就是最佳示範,當 Madalyn 向主管說明須請假照顧心理健康時,主管給予了正面肯定,並感謝她點出了重要的心理健康議題[2]

在知名科技公司 Microsoft 及 IBM 的做法則是「由主管率先開始談論心理議題」[3]。主管因為在員工的認知中是能力較強、較為資深的公司成員,當主管願意展現自己脆弱的一面,會更讓部屬理解面對心理議題是人之常情,也會因為主管示範更願意開口談論。讓領導者帶頭使用公司提供的心理資源,也可以達成類似效果。

管理者帶頭可能不足以創造談論心理議題氛圍,企業也需創造合適於分享經驗或困難的環境,英國銀行公司 Barclays 就曾發起 This is me 的活動,讓員工能去網站平台分享自身的故事、經驗、遇到的困難,最終蒐集到了近 200 個故事,網站至今也有超過 60,000 次瀏覽,並讓各國、各企業的員工受惠。
而去除汙名化最好的方式,則是協助有心理議題的員工康復,讓旗下員工理解心理議題並不可怕,且經過適當的治療就有可能恢復到原本樣子,公司也會在個人發生狀況時伸出援手、陪伴她們度過難關。

什麼情況會失去控制感

除了提升意識、去除汙名化外,人資也可以主動透過一些制度的建立,打造友善、互助的職場,以下列舉幾種常見方法:
  • 建立企業內部的支持系統,例如建立「同儕支持(Peer support)」或「導師制度(Mentor program)」,讓員工在遇到困難時不怕沒有求助對象,在出現狀況時也更可能被在同一系統中的同事發現。
  • 舉辦道德、文化相關講座,或是溝通、協商的工作坊,鼓勵員工更開放地接納工作中不同的想法與多元的人,並多與彼此溝通,善用溝通解決問題。
  • 定期在企業內部做「團隊建立(Team building)」活動,協助員工建立公事外的關係,打造企業內部的關係網絡。
  • 給予員工個人化的支持。不論是透過上述放寬制度的彈性,或是透過主管定期傾聽員工需求,給予相應協助,個人化的支持是讓員工感受到職場溫暖重要的管道,也是能最直接支持內部員工的方式。

上述舉例都只是常見提升心理意識、去汙名化、建立友善職場的管道,不一定適用於每個企業,企業規模、內部氛圍與員工組成都是人資在採用上述方法時需考慮的。在著手擬訂計畫時,也應留意預留的時間、資源充足,且定期檢視相關指標,才能使方案不落於曇花一現。最重要的,還是讓員工感受到每個人都是在工作環境中被接納、被看重的一份子,不因是否正面臨心理議題而有不同,而身旁的夥伴也會是支持他戰勝心理議題、心理疾患的重要角色。

協助面對心理議題的員工

觀察員工狀態,找出可能需要協助的員工

在企業中最可能出現的就是焦慮與憂鬱的症狀,接下來會從感受、想法、行為、生理狀態四個層面說明正在經歷憂鬱或焦慮的員工可能出現什麼樣的狀況,當觀察到某位員工同時出現多種類似的狀況時,也別忘了適時上前關懷。以下為焦慮和憂鬱的員工常出現的狀況:觀察員工狀態,找出可能需要協助的員工

為員工找到合適的心理資源

在成功覺察到員工可能正經歷憂鬱、焦慮等心理或情緒上的議題後,身為公司人資,可以友善地提供他相關的專業資源,或將他轉介至專業心理師。我們理解專業的心理治療是公司較難以給予協助的,然而公司可以選擇與專業心理機構或提供心理相關服務的平台,如:FarHugs 遠距抱抱,為員工更快速的找到合適且可靠的心理醫療提供者。

給予面對心理議題的員工在職場上的協助

若感覺到某一位正在調適心理議題、情緒狀態的員工已經不太適合現階段的工作、或對於團隊可能造成些許的影響,與該位員工展開談話、關心他的現狀與日常生活是很重要的。可以讓員工自由決定是否談論他正面對的心理議題;對於他的工作狀態有所顧慮的話,可以在得到准許後與他的心理師、治療師聊聊,確認在職場上可以做的協助。也不妨與該位員工共同擬定可負擔且職責明確的工作計畫。其中可能包含放寬工作時間彈性,以利進行心理諮商或相關治療。在心理師或員工沒有主動提出要休假前,也都盡量假設他能留在職場的情形。

當員工需要一段休息時間時,要確保團隊的其他成員不會因該位員工的休假,而被分配到過量工作,並應該與其他團隊成員做深入溝通,說明分工改變的原因。對於面對心理議題的休假員工,管理者也應與員工保持聯繫,在他們準備好重返職場時給予陪伴,協助他們重新回到職場,因為工作在諸多情緒性議題的康復過程中扮演著極為重要的角色。剛回到職場的初期,也可以多與員工聊聊這段時間的變化、過去在面對壓力的經驗分享等。

身為人資,你可以為公司創造更多讓我們與你一同照護員工心理

照顧員工心理壓力實是近年來在公司管理上需要面對的新課題,卻也同時是給身為人資的你一個更永續經營公司團隊的方式,也在員工的關懷照護上能有更深入、更貼近員工真實需求的作法。如果面對心理議題、面對提升整體公司的心理健康讓你感到很有壓力,也無須感到愧疚,因為 9 成的人資主管其實都對於這件事深感壓力。

我們理解心理議題在許多知識、醫療上的專業性門檻都十分高,也因此 FarHugs 團隊目前正協助諸多企業人資提升員工心理健康。FarHugs 透過企業心理講座提升員工心理意識,邀請心理師共同談職場心理健康;也在公開講座上帶領員工開始使用心理資源,降低使用尋求協助的門檻與汙名化程度,更透過數位個管服務,協助企業快速發現狀況異常的員工,主動幫助員工媒合專業心理資源,並給予正面對心理議題的員工最專業的企業心理諮詢。

過去 Peter Sinpson,這位英國自來水公司 Anglian Water 的執行長,就曾在 Financial Times 上討論公司新導入提升員工心理健康的方法大大降低員工缺席狀況,並提升生產力(他們每在此領域投入 1 英鎊,就能得到 8 英鎊報酬[4])。《Made of Million》雜誌也指出對於員工心理健康提升的投資報酬率,ROI 大約都在 $3 ~ $5 [5]。事實是過往的研究已顯示出員工的心理健康與生產力有正相關性[6],而在企業內工作的心理健康程度也是影響員工留任與否、降低招募與培訓成本的關鍵[7]。諸多公司在 5 ~ 8 年前就投資此領域、修改公司政策,也因為成效與投資報酬率顯著,愈來愈多的公司加入投資員工的身心理健康,創造企業長遠效益的行列!而正在看這篇文章的你,可能就是幫助公司加入他們行列的重要推手!

參考資料:[1] Here’s How Netflix, Barclays and GSK are Breaking Down the Stigma Around Mental Health[2] 一封員工的請假信,為何成為年度百大新聞?你也敢這樣請假嗎?[3] How Microsoft, Netflix, and Other Multinational Companies Manage the Mental Health of Their Team (And What You Can Learn From Them)[4] Reaping the benefits of a focus on wellbeing[5] The Business Case for Investing in Employee Mental Health[6] Thomas, A. Wright (2009). The Role of Psychological Well-being in Job Performance, Employee Retention and Cardiovascular Health.[7] Rituparna Roy, Juthika Konwar (2018). Workplace Happiness: The Key to Employee Retention